TRANSFORMACIÓN DIGITAL DE LA GESTIÓN DE TITUALCIÓN MEDIANTE UNA
PLATAFORMA INTEGRADA AL SISTEMA MODVS

DIGITAL TRANSFORMATION OF DEGREE MANAGEMENT VIA A PLATFORM
INTEGRATED WITH THE MODVS SYSTEM

Autores:
¹Antonio Manuel Marques Gutiérrez, ²Francisco Javier Tafur Méndez, ³Walter Javier
Maldonado de la Cruz, ⁴Ronnie Ray Pacheco Tobar.

¹ORCID ID:
https://orcid.org/0009-0001-3927-7950

²ORCID ID:
https://orcid.org/0000-0003-0568-7270

³ORCID ID:
https://orcid.org/0000-0002-4725-0870

⁴ORCID ID:
https://orcid.org/0009-0007-7007-2295

¹E-mail de contacto:
mmarques@euroamericano.edu.ec

²E-mail de contacto:
ftafur@euroamericano.edu.ec

³E-mail de contacto:
wmaldonado@euroamericano.edu.ec

⁴E-mail de contacto:
rpacheco@euroamericano.edu.ec

Afiliación:
1*2*3*4*
Instituto Superior Tecnológico EuroAmericano, (Ecuador).

Artículo recibido:8 de Septiembre del 2026.

Artículo revisado:15 de Septiembre del 2026.

Artículo aprobado:15 de Septiembre del 2026.

¹Licenciado
en
Administración
de
Empresas
por
la
Universidad
Jefferson,
(Ecuador).
Ingeniero
en
Administración
y
Magíster
en
Mercadotecnia, mención en Gerencia de Marca, graduado de la Universidad Tecnológica ECOTEC, (Ecuador), con 9 años de experiencia
laboral.

²Licenciado en Teología, mención en Pastoral Juvenil, graduado de la Universidad Católica de Cuenca, (Ecuador). Magíster en Tecnología
e Innovación Educativa, graduado de la Universidad Casa Grande, (Ecuador), con 15 años de experiencia laboral.

³Ingeniero en Sistemas Computacionales, graduado de la Universidad de Guayaquil, (Ecuador). Magíster en Gerencia Educativa, graduado
de
la
Universidad
Metropolitana,
(Ecuador).
Vicerrector
Académico,
docente
e
investigador
del
Instituto
Superior
Tecnológico
Universitario EuroAmericano, con más de 20 años de experiencia.

⁴Tecnólogo en Multimedia, encargado del área TIC y Docente del Instituto Superior Tecnológico Universitario EuroAmericano, con 10
años de experiencia laboral.

Resumen

El
presente
estudio
tuvo
como
objetivo
implementar
y
evaluar
un
control
digital
del
proceso
de
titulación
mediante
el
módulo
institucional Control Seminario de Titulación,
integrado
al
sistema
MODVS.
Antes
de
su
implementación,
el
proceso
combinaba
actividades presenciales y virtuales y disponía
de registros digitales básicos mediante matrices
de
Excel
y
archivos
complementarios;
sin
embargo,
no
existía
un
registro
documental
estructurado de las etapas y evidencias dentro
de
la
plataforma
institucional.
Para
la
configuración
técnica
del
módulo
se
utilizó
Claris
FileMaker
Server
como
plataforma
de
desarrollo.
La
intervención
permitió
evolucionar desde registros dispersos hacia una
gestión
documental
digital
centralizada,
orientada
al
registro,
organización,
revisión,
verificación
y
trazabilidad
de
las
etapas
del
proceso.
La
investigación
adoptó
un
enfoque
mixto,
de
tipo
aplicado,
con
una
evaluación
descriptiva antes y después. La información se
recopiló
mediante
entrevistas
semiestructuradas,
encuestas,
observación
directa y revisión documental.
El proyecto
se
organizó en seis fases: diagnóstico institucional,
levantamiento
de
requerimientos,
diseño
funcional, configuración del módulo, pruebas y
validación
e
integración
a
MODVS.
Los
resultados mostraron que el tiempo de revisión
y
tramitación
administrativa
se
redujo
de
30
días
a
10
a
12
días,
equivalente
a
una
disminución de entre 60 % y 66,7 %, y que los
errores
documentales
disminuyeron
aproximadamente
70
%.
En
la
evaluación
posterior, el 100 % de los participantes indicó
que el módulo facilitó un seguimiento claro y
ordenado, mientras que el 87,5 % reconoció una
reducción
de
los
tiempos
administrativos.
Se
concluye
que
la
implementación
del
módulo
fortaleció
la
gestión
documental
digital,
la
trazabilidad
y
la
revisión
de
las
etapas
de
titulación,
sin
sustituir
las
actividades
académicas desarrolladas de manera presencial
o virtual.

Ciencia y Educación
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Palabras
clave:
Transformación
digital,
Gestión
documental
digital,
Titulación,
MODVS, Educación superior.

Abstract

This
study
aimed
to
implement
and
evaluate
digital control of the degree completion process
through
the
institutional
module
Control
Seminario
de
Titulación,
integrated
into
the
MODVS
system.
Before
its
implementation,
the
process
combined
in-person
and
virtual
activities
and
relied
on
basic
digital
records
through
Excel
matrices
and
complementary
files;
however,
there
was
no
structured
documentary
record
of
the
stages
and
supporting
evidence
within
the
institutional
platform.
Claris
FileMaker
was
used
as
the
development
platform
for
the
technical
configuration of the module. The intervention
shifted document management from dispersed
records to a centralized digital framework for
recording,
organizing,
reviewing,
verifying,
and tracing the stages of the process. The study
followed
a
mixed-methods,
applied
approach
with a descriptive before-and-after evaluation.
Data
were
collected
through
semi-structured
interviews,
surveys,
direct
observation,
and
document review. The project
was organized
into
six
phases:
institutional
diagnosis,
requirements
gathering,
functional
design,
module
configuration,
testing
and
validation,
and integration into MODVS. Results showed
that administrative review and processing time
decreased
from
30
days
to
10
to
12
days,
representing
a
reduction
of
60
%
to
66.7
%,
while
documentation
errors
decreased
by
approximately
70
%.
In
the
subsequent
evaluation, 100 % of participants reported that
the module enabled clear and orderly tracking,
and
87.5
%
recognized
a
reduction
in
administrative processing times. It is concluded
that
the
implementation
of
the
module
strengthened
digital
document
management,
traceability,
and
review
of
the
degree
completion stages without replacing academic
activities carried out in person or virtually.

Keywords:
Digital
transformation,
Digital
document
management,
Degree
conferral,
MODVS, Higher education.

Sumário

O
presente
estudo
teve
como
objetivo
implementar
e
avaliar
um
controle
digital
do
processo
de
titulação
por
meio
do
módulo
institucional Control Seminario de Titulación,
integrado
ao
sistema
MODVS.
Antes
de
sua
implementação,
o
processo
combinava
atividades
presenciais
e
virtuais
e
utilizava
registros digitais básicos por meio de matrizes
do Excel e arquivos complementares; contudo,
não havia um registro documental estruturado
das
etapas
e
evidências
dentro
da
plataforma
institucional.
Para
a
configuração
técnica
do
módulo, foi utilizado o Claris FileMaker como
plataforma de desenvolvimento. A intervenção
permitiu evoluir de registros dispersos para uma
gestão
documental
digital
centralizada,
orientada
ao
registro,
organização,
revisão,
verificação
e
rastreabilidade
das
etapas
do
processo. A pesquisa adotou abordagem mista,
de natureza aplicada, com avaliação descritiva
antes e depois. Os dados foram coletados por
meio
de
entrevistas
semiestruturadas,
questionários,
observação
direta
e
revisão
documental. O projeto foi organizado em seis
fases:
diagnóstico
institucional,
levantamento
de requisitos, desenho funcional, configuração
do módulo, testes e validação e integração ao
MODVS. Os resultados mostraram que o tempo
de
revisão
e
tramitação
administrativa
foi
reduzido
de
30
dias
para
10
a
12
dias,
equivalente a uma diminuição entre 60 % e 66,7
%,
e
que
os
erros
documentais
diminuíram
aproximadamente 70 %. Na avaliação posterior,
100
%
dos
participantes
indicaram
que
o
módulo facilitou um acompanhamento claro e
organizado,
enquanto
87,5
%
reconheceram
redução nos tempos administrativos. Conclui-se
que
a
implementação
do
módulo
fortaleceu
a
gestão documental digital, a rastreabilidade e a
revisão das etapas de titulação, sem substituir as
atividades
acadêmicas
realizadas
de
forma
presencial ou virtual.

Palavras-chave:
Transformação
digital,
Gestão de documentos digitais, Outorga de
grau, MODVS, Ensino superior.

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Introducción

La
transformación
digital
en
la
educación
superior
se
ha
consolidado
como
un
eje
estratégico
para
fortalecer
la
eficiencia,
la
trazabilidad
y
la
articulación
de
los
procesos
académicos y administrativos (Alenezi, 2021).
Este
fenómeno
trasciende
la
incorporación
aislada de herramientas tecnológicas, debido a
que supone una revisión integral de la manera
en que las instituciones organizan sus procesos,
gestionan la información y ofrecen servicios a
los
diferentes
actores
de
la
comunidad
universitaria. En este contexto, la incorporación
de
soluciones
digitales
no
implica
necesariamente
reemplazar
los
procesos
existentes, sino reorganizar su gestión, integrar
información y mejorar las condiciones para el
seguimiento institucional (Castro et al., 2020).

La transformación digital universitaria alcanza
mejores
resultados
cuando
las
iniciativas
tecnológicas se articulan con los procesos y la
estrategia institucional (Fernández et al., 2023).
Asimismo, este proceso requiere considerar de
manera integrada las capacidades tecnológicas,
las
competencias
digitales
y
los
cambios
organizacionales propios de las instituciones de
educación
superior
(Farias
et
al.,
2023).
La
transformación
digital
debe
entenderse,
por
tanto, como un proceso multidimensional en el
que convergen tecnología, estrategia, estructura
organizacional, personas y cultura institucional.

Gkrimpizi et al. (2023), a partir de una revisión
sistemática de la literatura, identificaron que las
principales
barreras
para
la
transformación
digital
en
las
instituciones
de
educación
superior
pueden
agruparse
en
dimensiones
estratégicas,
organizacionales,
tecnológicas,
humanas,
culturales
y
ambientales.
Esto
evidencia que la disponibilidad de herramientas
digitales,
por
sí
sola,
no
garantiza
mejoras
sustantivas
en
la
gestión
universitaria,
pues
estas
deben
integrarse
a
procedimientos
institucionales claramente definidos. Desde esta
perspectiva,
digitalizar
un
proceso
académico
implica no solamente trasladar información de
formatos físicos a electrónicos, sino establecer
mecanismos que permitan registrar, organizar,
consultar,
actualizar
y
dar
seguimiento
a
la
información de manera estructurada.

En
este
sentido,
las
plataformas
digitales
institucionales adquieren especial relevancia al
permitir
conectar
información,
usuarios
y
procedimientos
dentro
de
un
mismo
entorno
tecnológico.
Du
et
al.
(2023)
señalan
que
las
capacidades
de
las
plataformas
digitales
constituyen
un
componente
relevante
de
la
transformación
de
las
instituciones
de
educación superior, al facilitar condiciones para
la innovación y el desarrollo de nuevas formas
de
gestión.
Bajo
esta
perspectiva,
una
plataforma
integrada
puede
contribuir
a
disminuir
la
fragmentación
de
los
datos
y
favorecer
que
diferentes
responsables
institucionales
accedan
a
información
actualizada
sobre
un
proceso
académico.
La
integración
resulta
especialmente
importante
cuando una actividad requiere múltiples etapas,
responsables,
evidencias
y
mecanismos
de
validación, como ocurre con los procedimientos
asociados a la titulación.

La
gestión
de
la
titulación
constituye
precisamente uno de los procesos críticos de la
educación
superior,
debido
a
que
articula
actividades
académicas,
documentales
y
administrativas
que
deben
ejecutarse
y
verificarse
de
manera
ordenada.
Durante
este
proceso
intervienen
estudiantes,
tutores,
coordinadores
y
responsables
administrativos,
quienes
generan
documentos,
observaciones,
aprobaciones,
correcciones
y
evidencias
que
deben conservar una secuencia lógica. Cuando
el
seguimiento
documental
se
apoya

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principalmente en matrices de cálculo, correos
electrónicos,
carpetas
independientes
y
archivos digitales dispersos, puede dificultarse
la
construcción
de
una
visión
integral
del
proceso, así como la identificación oportuna del
estado
de
cada
estudiante.
La
transformación
digital
puede
contribuir
a
estructurar
y
centralizar
estos
registros
para
fortalecer
la
gestión institucional (García, 2021).

Esta necesidad adquiere mayor importancia si
se
considera
que
los
procesos
administrativos
universitarios
demandan
cada
vez
mayores
niveles
de
coordinación,
disponibilidad
de
información
y
seguimiento.
Adedapo
et
al.
(2023), al desarrollar un sistema de gestión de
flujos
de
trabajo
para
educación
superior,
identificaron
la
utilidad
de
centralizar
la
comunicación,
las
tareas
y
la
información
asociada
a
los
procesos
académicos
y
administrativos.
Los
autores
señalan
que
este
tipo
de
sistemas
puede
contribuir
a
organizar
actividades,
reducir
retrasos
y
mejorar
la
gestión
del
tiempo.
Estas
características
resultan
pertinentes
para
los
procesos
de
titulación, donde la ausencia de un mecanismo
integrado
de
seguimiento
puede
generar
dificultades
para
determinar
qué
documentos
han
sido
entregados,
cuáles
permanecen
pendientes,
quién
es
responsable
de
una
revisión
determinada
y
en
qué
etapa
se
encuentra cada expediente.

Desde la perspectiva de la gestión documental,
la digitalización
también permite fortalecer la
disponibilidad, accesibilidad y organización de
los
registros
institucionales.
Wagan
et
al.
(2025), al estudiar la transformación digital de
la
gestión
de
registros
en
una
institución
de
educación
superior,
destacan
que
la
gestión
digital
puede
favorecer
la
eficiencia,
la
exactitud y la accesibilidad de la información,
aunque
su
implementación
también
exige
considerar
aspectos
relacionados
con
la
seguridad, compatibilidad y organización de los
datos.
En
consecuencia,
la
centralización
documental
no
debe
limitarse
al
almacenamiento
de
archivos,
sino
que
debe
permitir
relacionar
los
documentos
con
responsables, etapas, fechas, estados de revisión
y demás información necesaria para reconstruir
el avance de un procedimiento académico.

La trazabilidad constituye, en este marco, una
característica
fundamental
de
los
sistemas
digitales aplicados a la gestión universitaria. En
el
proceso
de
titulación,
disponer
de
trazabilidad
supone
poder
identificar
el
recorrido de una evidencia documental desde su
incorporación
al
sistema
hasta
su
revisión,
corrección,
validación
o
aprobación.
Esta
capacidad reduce la dependencia de búsquedas
manuales
en
diferentes
fuentes
y
facilita
la
identificación
de
pendientes
y
responsabilidades.
Asimismo,
contribuye
a
generar
información
organizada
para
la
supervisión
académica
y
administrativa,
favoreciendo una gestión basada en evidencias
y permitiendo detectar oportunamente posibles
retrasos
o
inconsistencias
en
el
desarrollo
del
proceso.

La
consolidación
de
información
también
ofrece posibilidades para fortalecer la toma de
decisiones
institucionales.
Stojanov
y
Daniel
(2024), en una revisión sistemática sobre el uso
de
datos
y
analítica
en
educación
superior,
señalan
la
creciente
importancia
de
la
información institucional para apoyar procesos
de
toma
de
decisiones.
Aunque
la
implementación
de
una
plataforma
para
la
gestión de titulación no supone necesariamente
el desarrollo de sistemas avanzados de analítica,
la
estructuración
de
los
datos
constituye
una
condición
previa
para
generar
indicadores
relacionados
con
estudiantes
activos,

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cumplimiento
de
etapas,
documentos
pendientes,
revisiones
realizadas,
tiempos
empleados y estados del proceso. De esta forma,
la
digitalización
puede
transformar
registros
operativos dispersos en información susceptible
de ser consultada y utilizada para fortalecer la
gestión institucional.

El desarrollo tecnológico en educación superior
debe analizarse, además, desde una perspectiva
institucional y humana. UNESCO (2021) sitúa
los
cambios
tecnológicos
entre
las
transformaciones
que
obligan
a
repensar
el
futuro
de
la
educación
y
a
fortalecer
su
capacidad
de
respuesta
frente
a
nuevas
necesidades sociales. En un ámbito específico
de
esta
evolución,
Zawacki
et
al.
(2019)
muestran que la inteligencia artificial constituye
una línea creciente de aplicación en educación
superior, aunque advierten la necesidad de una
mayor
participación
de
educadores
en
la
investigación y discusión de estas tecnologías.
Esto
evidencia
que
las
innovaciones
tecnológicas
deben
responder
a
necesidades
concretas y ser incorporadas considerando las
características, capacidades y objetivos de cada
institución.

La
digitalización
también
tiene
implicaciones
para la gestión de las organizaciones educativas.
La
OECD
(2021)
destaca
que
las
tecnologías
digitales y las tecnologías inteligentes pueden
apoyar tanto los procesos de enseñanza como la
gestión
de
las
instituciones
y
de
los
sistemas
educativos. A su vez, Salinas y Marín (2020)
plantean
que
la
transformación
digital
en
las
instituciones
de
educación
superior
presenta
oportunidades
de
innovación,
pero
también
desafíos
relacionados
con
su
incorporación
efectiva en los procesos institucionales. En este
sentido,
la
innovación
tecnológica
obtiene
mayor
valor
cuando
responde
a
problemas
previamente
identificados
y
cuando
existe
correspondencia entre las funcionalidades de la
solución implementada y las necesidades reales
de
los
usuarios.
Desde
una
perspectiva
más
amplia, la tecnología digital se ha convertido en
un
componente
central
de
la
experiencia
de
educación superior y su influencia se extiende a
diferentes dimensiones de la participación y del
vínculo
de
los
estudiantes
con
los
entornos
universitarios (Bond et al., 2020). En paralelo,
la transformación digital educativa se relaciona
con la evolución hacia escenarios de Educación
4.0,
caracterizados
por
la
integración
de
tecnologías,
nuevas
formas
de
organización
y
procesos educativos más conectados y flexibles
(Mukul y Büyüközkan, 2023).

Estas transformaciones también demandan que
los
sistemas
administrativos
evolucionen
para
responder a una dinámica universitaria en la que
los estudiantes esperan mayor disponibilidad de
información,
rapidez
en
los
procedimientos
y
claridad
respecto
al
estado
de
sus
trámites
académicos.
Otro
aspecto
relevante
corresponde
a
la
automatización
y
reorganización
de
los
procesos
universitarios.
Kaya
(2026),
en
un
estudio
sobre
transformación
digital
y
automatización
de
procesos
en
universidades
públicas,
encontró
que
la
integración
de
sistemas,
la
gestión
electrónica de documentos y la automatización
pueden
contribuir
a
reducir
retrasos
administrativos,
mejorar
el
intercambio
de
datos entre áreas y aumentar la transparencia de
los procesos institucionales.

Desde esta perspectiva, una plataforma digital
no
debe
concebirse
únicamente
como
un
repositorio
de
información,
sino
como
un
entorno
capaz
de
ordenar
el
flujo
de
las
actividades
y
facilitar
la
interacción
entre
los
diferentes
participantes
del
proceso.
Este
principio resulta particularmente aplicable a la
titulación,
donde
cada
etapa
depende
del

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cumplimiento
y
validación
de
actividades
previas.
De
manera
complementaria,
la
implementación
de
tecnologías
digitales
debe
acompañarse
de
criterios
institucionales
relacionados
con
roles,
permisos,
responsabilidades
y
mecanismos
de
verificación.

La
existencia
de
un
sistema
integrado
facilita
que
cada
usuario
acceda
a
la
información
correspondiente
a
sus
funciones
y
que
las
acciones
realizadas
puedan
quedar
asociadas
con
responsables
y
estados
específicos.
Esto
puede favorecer el control interno del proceso,
disminuir la duplicidad de registros y facilitar la
recuperación
de
información
cuando
sea
requerida para procesos de revisión académica,
seguimiento
administrativo
o
evaluación
institucional.
En
este
sentido,
la
literatura
identifica como factores relevantes de éxito el
liderazgo
institucional,
la
selección
de
estrategias
adecuadas
y
la
continuidad
de
la
implementación tecnológica (Bisri et al., 2023).

En
el
Instituto
Superior
Tecnológico
Universitario
EuroAmericano,
el
proceso
de
titulación combinaba actividades presenciales y
virtuales. Para el seguimiento documental ya se
utilizaban
matrices
de
Excel
y
otros
registros
digitales básicos; no obstante, dichos recursos
no
conformaban
un
registro
documental
integrado
de
las
diferentes
etapas
dentro
de
MODVS.
En
consecuencia,
la
principal
limitación
no
estaba
determinada
por
la
inexistencia
de
recursos
digitales,
sino
por
la
dispersión de la información y por la ausencia
de
un
entorno
institucional
único
que
concentrara las evidencias, los responsables, los
estados
de
revisión
y
la
trazabilidad
de
las
actividades desarrolladas durante la titulación.
La
utilización
de
archivos
independientes
generaba
además
una
dependencia
de
procedimientos
manuales
para
localizar,
contrastar y verificar información. La consulta
del
avance
de
un
estudiante
podía
requerir
la
revisión de diferentes registros, mientras que el
seguimiento
de
observaciones
y
documentos
dependía de la actualización de las matrices y
de la comunicación entre los involucrados. Esta
dinámica podía incrementar la carga de revisión
y dificultar la obtención inmediata de una visión
consolidada
sobre
el
estado
del
proceso.
Por
ello, se identificó la necesidad de avanzar desde
el uso de herramientas digitales independientes
hacia
un
modelo
integrado
de
gestión
documental,
en
el
cual
la
información
relacionada
con
las
diferentes
etapas
de
titulación
pudiera
encontrarse
estructurada
dentro de un mismo entorno institucional.

Para responder a esta necesidad se utilizó Claris
FileMaker como plataforma tecnológica para la
configuración del módulo institucional Control
Seminario
de
Titulación.
Claris
FileMaker
permite
crear
soluciones
personalizadas
orientadas
a
necesidades
organizacionales
específicas (Claris International Inc., 2026). Es
importante
precisar
que
la
institución
no
desarrolló
esta
tecnología
base,
sino
que
la
utilizó
como
recurso
técnico
para
configurar
una solución adaptada a sus procedimientos y
posteriormente integrarla al entorno MODVS.
De
este
modo,
el
aporte
institucional
se
concentró
en
la
estructuración
del
módulo,
la
organización de los registros, la definición de
etapas
y
responsables
y
la
adaptación
de
la
herramienta a los requerimientos específicos del
proceso de titulación.

La
integración
del
módulo
con
MODVS
permitió
plantear
una
transición
desde
una
gestión sustentada en diferentes registros hacia
un esquema de información centralizada. Bajo
este enfoque, el valor de la solución tecnológica
no
reside
exclusivamente
en
digitalizar
documentos
que
previamente
se
gestionaban

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por otros medios, sino en establecer relaciones
entre
estudiantes,
tutores,
evidencias,
etapas,
revisiones
y
estados
del
proceso.
Esta
organización posibilita una mayor visibilidad de
la trayectoria documental y facilita la consulta
de información necesaria para las actividades de
seguimiento
y
verificación
institucional.
En
consecuencia,
la
transformación
digital
propuesta se orienta fundamentalmente hacia la
integración y reorganización del proceso, más
que hacia la sustitución aislada de herramientas
previamente existentes.

A partir de esta problemática, resulta pertinente
evaluar empíricamente si la implementación de
un
módulo
integrado
aporta
mejoras
verificables
en
la
gestión
documental
del
proceso de titulación. Esta evaluación permite
superar una visión centrada exclusivamente en
la
disponibilidad
tecnológica
y
orientar
el
análisis
hacia
sus
efectos
en
dimensiones
concretas
como
la
centralización
de
la
información, la trazabilidad de las evidencias, la
disponibilidad
de
los
registros
y
los
tiempos
necesarios para realizar actividades de revisión
y
verificación.
De
este
modo,
el
estudio
se
vincula con una concepción de transformación
digital en la que la tecnología adquiere valor en
la
medida
en
que
contribuye
a
reorganizar
y
fortalecer los procesos institucionales.

Frente a esta problemática, el presente estudio
tuvo
como
objetivo
implementar
y
evaluar
el
módulo
Control
Seminario
de
Titulación
integrado a MODVS, orientado a centralizar la
gestión
documental
digital
de
las
etapas
y
evidencias
del
proceso,
fortalecer
su
trazabilidad y optimizar los tiempos de revisión
y
verificación
institucional.
A
partir
de
este
propósito, se busca generar evidencia sobre la
utilidad
de
una
solución
tecnológica
institucional aplicada a un proceso académico-
administrativo
específico
y
aportar
elementos
que
puedan
orientar
posteriores
iniciativas
de
digitalización e integración de procesos dentro
de la institución.

Materiales y Métodos

La investigación se desarrolló bajo un enfoque
mixto,
cuantitativo-cualitativo,
de
tipo
aplicado, mediante una evaluación institucional
descriptiva antes-después y sin grupo control.
El
interés
analítico
se
centró
en
comparar
indicadores
operativos
y
percepciones
de
los
usuarios antes y después de la implementación
del control digital y de la gestión documental
integrada
del
proceso
de
titulación.
La
población
estuvo
conformada
por
docentes,
estudiantes
y
personal
administrativo
vinculados al proceso de titulación. La muestra
se
seleccionó
mediante
muestreo
no
probabilístico
intencional,
priorizando
actores
con
participación
directa
en
las
etapas
de
registro, revisión, seguimiento y verificación.

La
recolección
de
información
se
realizó
mediante
entrevistas
semiestructuradas
a
autoridades
y
personal
administrativo,
encuestas
a
usuarios
vinculados
al
proceso,
observación
directa de los flujos
operativos y
revisión
documental
de
registros
institucionales.
Estas
fuentes
permitieron
contrastar
percepciones
con
indicadores
de
tiempos, errores documentales y trazabilidad. El
proyecto se estructuró en seis fases: diagnóstico
del
proceso
y
de
sus
registros
presenciales
y
virtuales;
levantamiento
de
requerimientos;
diseño funcional del
módulo; configuración
y
desarrollo
técnico;
pruebas
y
validación
con
usuarios;
e
integración
e
implementación
del
módulo en MODVS.

El módulo Control Seminario de Titulación fue
diseñado para concentrar en MODVS la gestión
documental de un proceso ya existente. Antes
de
su
implementación,
el
seguimiento
se

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apoyaba en matrices de Excel y otros registros
digitales
básicos,
además
de
actividades
presenciales y virtuales. El módulo integró el
registro de etapas, la carga y organización de
evidencias,
la
asignación
y
seguimiento
de
responsables,
la
verificación
de
requisitos,
la
revisión de avances y la generación de reportes.

Su
función
fue
estructurar
y
centralizar
el
registro documental del proceso para facilitar la
revisión
institucional,
sin
reemplazar
las
decisiones
académicas
ni
las
actividades
de
tutoría,
revisión
o
aprobación.
Los
datos
cuantitativos
fueron
procesados
mediante
estadística
descriptiva
y
comparación
de
indicadores
antes-después;
la
información
cualitativa
fue
organizada
mediante
categorización
temática.
Dado
que
no
se
aplicaron pruebas inferenciales, los cambios se
interpretaron
como
diferencias
descriptivas
y
mejoras
observadas.
Se
consideraron
los
principios de confidencialidad, consentimiento
informado,
participación
voluntaria
y
uso
académico de la información.

Resultados y Discusión

Los
resultados
obtenidos
evidencian
mejoras
relevantes en la gestión documental, el control
administrativo y el seguimiento del proceso de
titulación
después
de
la
implementación
del
módulo
Control
Seminario
de
Titulación,
integrado al sistema MODVS. Los principales
cambios se observaron en la centralización de la
información,
la
trazabilidad
de
las
etapas,
la
reducción
de
los
tiempos
destinados
a
la
revisión
administrativa
y
la
disminución
de
errores
relacionados
con
el
manejo
de
evidencias
y
requisitos.
Asimismo,
la
percepción
de
los
docentes
mostró
una
valoración favorable respecto a la facilidad de
uso, organización, seguimiento y transparencia
proporcionados
por
la
herramienta
implementada.
El
diagnóstico
inicial
permitió
identificar
las
condiciones
en
las
que
se
desarrollaba el proceso de titulación antes de la
implementación
del
módulo.
Aunque
las
actividades
académicas
y
administrativas
combinaban
modalidades
presenciales
y
virtuales
y
se
utilizaban
matrices
de
Excel
y
otros
recursos
digitales
para
registrar
información, estos instrumentos funcionaban de
forma
independiente
y
no
conformaban
un
sistema
documental
integrado
dentro
de
MODVS.
En
consecuencia,
las
evidencias,
estados
de
revisión
y
actividades
de
seguimiento
se
encontraban
distribuidos
en
distintos registros, lo que dificultaba disponer
de una visión consolidada del avance de cada
estudiante.

Los datos de la Tabla 1 muestran que, antes de
la
intervención,
el
50,0
%
de
los
docentes
mantenía
una
percepción
neutral
sobre
la
eficiencia
del
proceso
de
titulación,
mientras
que el 37,5 % expresaba una valoración positiva
y
el
12,5
%
manifestaba
insatisfacción.
Sin
embargo,
los
resultados
más
relevantes
se
relacionaron
con
la
carga
administrativa
y
el
seguimiento
documental,
ya
que
el
87,5
%
señaló
que
la
gestión
mediante
registros
dispersos generaba una sobrecarga significativa
y el 62,5 % reconoció dificultades para realizar
un seguimiento adecuado del proceso.

Estos
hallazgos
permitieron
identificar
que
la
principal
problemática
no
radicaba
en
la
ausencia absoluta de recursos digitales, sino en
la
falta
de
integración,
centralización
y
trazabilidad de la información. A partir de este
diagnóstico se implementó el módulo Control
Seminario
de
Titulación,
diseñado
para
estructurar
dentro
del
entorno
MODVS
la
información
correspondiente
a
las
diferentes
etapas,
evidencias,
responsables
y
estados
de
revisión.
La
evaluación
realizada
posteriormente
mostró
una
percepción

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favorable
de
los
docentes
respecto
al
funcionamiento
de
la
herramienta
y
a
los
cambios
generados
en
la
organización
del
proceso.

Tabla 1.
Diagnóstico inicial de la gestión del proceso de titulación.

Indicador evaluado

Resultado

Interpretación

Percepción neutral sobre la eficiencia del
proceso

50,0 %

Una parte importante de los docentes no identificaba una valoración claramente
positiva de la eficiencia del proceso

Valoración positiva de la gestión existente

37,5 %

Menos de la mitad de los participantes consideraba favorable el funcionamiento previo

Insatisfacción con el proceso

12,5 %

Se identificó un grupo que manifestó una valoración desfavorable de la gestión

Sobrecarga administrativa asociada a
registros dispersos

87,5 %

La mayoría reconoció que la utilización de diferentes registros incrementaba las tareas
administrativas

Dificultades para realizar el seguimiento del
proceso

62,5 %

Más de la mitad identificó problemas para conocer y controlar el avance de las etapas
de titulación

Fuente: Elaboración propia.

Tabla 2.
Evaluación posterior a la implementación del módulo Control Seminario de Titulación.

Indicador evaluado

Resultado
favorable

Interpretación

Facilidad de uso e intuitividad del módulo

75,0 %

La mayoría consideró que la herramienta presenta condiciones adecuadas de
utilización

Mejora percibida en la gestión documental

75,0 %

Los docentes identificaron una mejor organización de evidencias y registros

Claridad y orden en el seguimiento del
proceso

100,0 %

La totalidad de los participantes reconoció mejoras en el seguimiento de las
etapas

Reducción percibida de los tiempos
administrativos

87,5 %

La mayoría identificó una disminución de los tiempos destinados a tareas de
gestión

Transparencia y organización del registro

100,0 %

Todos los participantes valoraron favorablemente la trazabilidad y organización
de la información

Fuente: Elaboración propia.

Como se observa en la Tabla 2, el 75,0 % de los
docentes consideró que el módulo era fácil de
utilizar
e
intuitivo,
mientras
que
el
mismo
porcentaje
percibió
mejoras
en
la
gestión
documental.
Uno
de
los
resultados
más
destacados
corresponde
al
seguimiento
del
proceso, dado que el 100 % de los participantes
manifestó
que
la
herramienta
permitía
visualizar las etapas de forma clara y ordenada.
De manera similar, el 100 % consideró que el
registro
y
seguimiento
resultaban
más
transparentes
y
organizados
después
de
la
implementación.
Por
otra
parte,
el
87,5
%
reconoció
una
reducción
de
los
tiempos
asociados a las actividades administrativas, lo
que
refleja
una
percepción
ampliamente
favorable
sobre
el
aporte
del
módulo
a
la
gestión
institucional.
La
centralización
de
la
información
permitió
disponer
de
un
entorno
común
para
organizar
las
evidencias
relacionadas con las distintas etapas del proceso
de titulación. De esta manera, los responsables
pudieron
identificar
con
mayor
claridad
el
estado de los registros, verificar los requisitos
pendientes
y
consultar
la
información
relacionada
con
estudiantes
y
tutores
sin
depender de múltiples archivos independientes.
Este
cambio
fortaleció
la
trazabilidad
documental,
debido
a
que
las
evidencias
pudieron relacionarse con sus correspondientes
etapas,
responsables
y
estados
de
revisión.
Además
de
la
percepción
de
los
usuarios,
la
comparación
de
los
indicadores
operativos
antes y después de la implementación permitió
identificar
cambios
relevantes
en
el
tiempo
utilizado
para
la
revisión
y
tramitación
administrativa
y
en
la
frecuencia
de
errores
documentales.
Los resultados presentados en la
Tabla 3 evidencian una reducción importante en
el tiempo destinado a las actividades de revisión
y
tramitación
administrativa.
Antes
de
la
implementación,
este
proceso
requería

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aproximadamente
30
días,
mientras
que
posteriormente se situó entre 10 y 12 días. En
términos relativos, esta variación representa una
disminución aproximada de entre el 60,0 % y el
66,7
%,
dependiendo
del
tiempo
final
considerado. Este resultado indica una mejora
descriptiva
considerable
en
la
eficiencia
del
proceso
administrativo
relacionado
con
la
titulación.
De
manera
complementaria,
los
registros
institucionales
mostraron
una
reducción aproximada del 70,0 % en los errores
documentales
asociados
al
control
de
evidencias
y
requisitos.
Esta
disminución
se
relacionó principalmente con la centralización
de
los
registros
y
la
estandarización
de
los
mecanismos de control incorporados al módulo,
lo
que
permitió
reducir
inconsistencias
derivadas del manejo de diferentes archivos y
fuentes de información.

Tabla 3.
Comparación de indicadores operativos antes y después de la implementación.

Indicador

Situación inicial

Situación posterior

Variación observada

Tiempo promedio de revisión y
tramitación administrativa

30 días

10–12 días

Reducción aproximada de
60,0 % a 66,7 %

Errores documentales asociados a
evidencias y requisitos

Situación inicial de referencia

Reducción posterior

Disminución aproximada del
70,0 %

Centralización de registros

Registros distribuidos en matrices y
archivos independientes

Información integrada en el
módulo

Mejora en organización y
disponibilidad

Seguimiento de las etapas

Consulta fragmentada de diferentes
registros

Seguimiento estructurado
dentro de MODVS

Mayor claridad y trazabilidad

Verificación de evidencias

Revisión mediante diferentes fuentes
documentales

Consulta centralizada de
evidencias y estados

Simplificación de las tareas
de revisión

Fuente: Elaboración propia.

La organización estructurada de las evidencias
facilitó
además
su
localización
y
verificación
durante
las
diferentes
etapas
del
proceso.
En
términos
generales,
la
implementación
del
módulo
Control
Seminario
de
Titulación
integrado
a
MODVS
permitió
avanzar
desde
una gestión caracterizada por registros digitales
dispersos
hacia
un
sistema
de
control
documental
centralizado.
Los
resultados
reflejan
mejoras
tanto
en
los
indicadores
operativos
como
en
la
percepción
de
los
usuarios,
particularmente
en
relación
con
el
seguimiento, la organización y la transparencia
del proceso.

La reducción de los tiempos administrativos, la
disminución
de
errores
documentales
y
la
mayor claridad en la identificación del estado de
las
evidencias
constituyen
los
principales
cambios
observados
después
de
la
implementación. Estos hallazgos muestran que
la
herramienta
no
sustituyó
las
actividades
académicas
propias
del
proceso
de
titulación,
tales como la tutoría, la elaboración del trabajo,
la
revisión
académica
o
la
evaluación
de
los
productos de titulación. Su aporte se concentró
en
fortalecer
la
gestión
documental
y
administrativa
mediante
la
integración
de
la
información, la estructuración del seguimiento
y la disponibilidad de registros institucionales
organizados.
En
consecuencia,
el
módulo
contribuyó
a
optimizar
los
mecanismos
de
revisión
y
verificación
de
las
etapas
y
evidencias del proceso de titulación dentro del
entorno institucional MODVS.

La comparación descriptiva entre el diagnóstico
inicial y la evaluación posterior evidenció una
evolución
favorable
de
los
indicadores
analizados. En la situación inicial, el 50 % de
los
participantes
presentó
una
percepción
neutral sobre la eficiencia del proceso, el 37,5
%
una
valoración
positiva
y
el
12,5
%
insatisfacción; además, se identificaron niveles
elevados de sobrecarga administrativa (87,5 %)

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y dificultades de seguimiento (62,5 %). Tras la
implementación del módulo, el 75 % consideró
la
solución
fácil
de
usar,
el
75
%
percibió
mejoras
en
la
gestión
documental,
el
100
%
indicó que el seguimiento era claro y ordenado
y
el
87,5
%
reconoció
una
reducción
de
los
tiempos
administrativos.
En
términos
operativos, el tiempo de revisión pasó de 30 días
a
10
a
12
días
y
los
errores
documentales
disminuyeron
aproximadamente
70
%.
Al
tratarse
de
un
análisis
descriptivo,
estos
resultados
se
interpretan
como
mejoras
observadas y no como significación estadística.

Los resultados obtenidos son consistentes con la
literatura que concibe la transformación digital
en
educación
superior
como
un
proceso
organizacional
que
trasciende
la
simple
incorporación
de
herramientas
tecnológicas.
Fernández
et
al.
(2023)
señalan
que
las
iniciativas
de
transformación
digital
generan
mayor valor cuando se articulan con procesos
institucionales y una estrategia integrada; en el
presente
estudio,
la
centralización
de
evidencias, responsables y estados de revisión
dentro
de
MODVS
permitió
precisamente
superar la dispersión documental existente.

La
reducción
observada
en
los
tiempos
de
revisión y en los errores documentales también
guarda relación con los hallazgos de Bisri et al.
(2023), quienes destacan que la transformación
digital
en
instituciones
de
educación
superior
requiere
estrategias
coherentes
y
sostenidas
para
producir
mejoras
organizacionales.
De
forma
complementaria,
Farias
et
al.
(2023)
muestran
que
la
transformación
digital
universitaria
debe
analizarse
como
un
fenómeno
complejo
en
el
que
convergen
capacidades
tecnológicas,
competencias
digitales y cambios institucionales. Desde esta
perspectiva, los resultados del módulo Control
Seminario de Titulación no deben interpretarse
únicamente como automatización técnica, sino
como
una
mejora
de
la
organización,
trazabilidad y disponibilidad de la información
para la gestión institucional. Asimismo, Mukul
y
Büyüközkan
(2023)
sostienen
que
la
transformación
digital
educativa
comprende
cambios asociados tanto al contexto como a las
tecnologías
empleadas.
Esto
coincide
con
el
alcance del presente proyecto: Claris FileMaker
fue utilizado como plataforma tecnológica para
configurar
un
módulo
institucional,
pero
el
aporte
evaluado
se
concentró
en
la
reorganización
digital
del
control
documental
del proceso de titulación.

Conclusiones

A
partir
de
los
resultados
obtenidos
y
de
su
contraste con la literatura revisada, se concluye
que
la
implementación
del
módulo
Control
Seminario
de
Titulación,
integrado
al
sistema
MODVS,
permitió
consolidar
un
esquema
de
control
digital
y
de
gestión
documental
estructur
ada
para
las
diferentes
etapas
y
evidencias
asociadas
al
proceso
de
titulación.
La integración de la información en un mismo
entorno
institucional
favoreció
una
organización más sistemática de los registros y
facilitó el acceso a los datos necesarios para el
seguimiento académico y administrativo.

La
centralización
de
las
evidencias
y
de
los
registros
fortaleció
de
manera
significativa
la
trazabilidad,
el
control
y
la
transparencia
del
proceso.
Entre
los
principales
resultados
operativos se evidenció la reducción del tiempo
destinado
a
la
revisión
y
tramitación
administrativa,
que
pasó
de
aproximadamente
30
días
a
un
rango
de
entre
10
y
12
días.
Asimismo,
se
registró
una
disminución
aproximada
del
70
%
en
los
errores
documentales
relacionados
con
la
gestión
de
evidencias
y
requisitos,
lo
que
refleja
una
mejora
sustancial
en
la
organización
y

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verificación de la información institucional. La
evaluación
posterior
a
la
implementación
mostró, además, una percepción favorable por
parte de los docentes respecto a la facilidad de
uso
del
módulo,
la
gestión
documental,
la
claridad del seguimiento y la transparencia de
los
registros.
Estos
resultados
respaldan
la
utilidad
de
la
herramienta
como
recurso
de
apoyo
para
la
gestión
institucional,
especialmente
en
procesos
que
requieren
la
participación
de
distintos
responsables
y
la
verificación continua de etapas, documentos y
evidencias.

Se
concluye
que
el
módulo
implementado
no
creó
ni
sustituyó
el
proceso
académico
de
titulación,
puesto
que
este
ya
combinaba
actividades presenciales y virtuales y disponía
de registros digitales básicos mediante matrices
de Excel y otros recursos. Su principal aporte
consistió
en
centralizar
dichos
registros
y
evidencias
dentro
del
entorno
MODVS,
fortalecer
la
trazabilidad
del
proceso
y
optimizar
la
revisión
institucional
de
las
diferentes
etapas.
En
este
sentido,
la
transformación
digital
alcanzada
se
expresó
fundamentalmente
en
la
integración,
estructuración
y
mejora
de
la
gestión
documental
y
administrativa
vinculada
al
proceso de titulación.

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Ciencia y Educación
(L-ISSN: 2790-8402 E-ISSN: 2707-3378)
Vol. 7 No. 9.3
Edición Especial EUROTEC 2026
Página 154
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Esta obra está bajo una licencia de
Creative Commons Reconocimiento-No Comercial
4.0
Internacional.
Copyright
©
Antonio
Manuel
Marques
Gutiérrez;
Francisco
Javier
Tafur
Méndez;
Walter
Javier
Maldonado
de
la
Cruz;
Ronnie Ray Pacheco Tobar.

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Vol. 7 No. 9.3
Edición Especial EUROTEC 2026
Página 155

Declaraciones éticas y editoriales del artículo

Contribución de los autores (Taxonomía CRediT)

Antonio Manuel Marques Gutiérrez: conceptualización de la investigación, identificación de la problemática institucional, formulación de objetivos y
requerimientos, liderazgo institucional del proceso de transformación digital, validación funcional de la plataforma, interpretación de
resultados y supervisión general del estudio.

Walter Javier Maldonado de la Cruz: apoyo en el diseño metodológico y tecnológico, definición y revisión de requerimientos técnicos, integración de
la plataforma con el sistema MODVS, análisis de la información, pruebas de validación, revisión crítica y edición del manuscrito.

Francisco Javier Tafur Méndez: formulación metodológica, revisión bibliográfica, diseño y revisión de instrumentos, coordinación del proceso
investigativo, análisis e interpretación de datos, redacción científica y revisión final del manuscrito.

Ronnie Ray Pacheco Tobar: apoyo técnico en infraestructura y conectividad, pruebas funcionales de la plataforma, soporte durante la
implementación, verificación de componentes tecnológicos, organización de evidencias técnicas y apoyo en la validación operativa del
sistema.

Declaración de conflicto de intereses

Los autores declaran que no existen conflictos de intereses relacionados con la investigación, la autoría ni la publicación del presente artículo.

Declaración de financiamiento

Los autores declaran que la presente investigación no recibió financiamiento específico de agencias públicas, comerciales ni de organizaciones sin fines
de lucro.

Declaración del editor

El editor responsable certifica que el proceso editorial del presente artículo se desarrolló conforme a los principios de integridad científica, transparencia
y buenas prácticas
editoriales. El
manuscrito
fue
sometido
a un proceso de
evaluación
mediante
revisión por
pares doble
ciego, garantizando
la
confidencialidad de la identidad de los autores y revisores durante todo el proceso de dictamen académico. Asimismo, el editor declara que el artículo
cumple con los criterios científicos, metodológicos y éticos establecidos por la revista.

Declaración de los revisores

Los revisores externos que participaron en la evaluación del presente manuscrito declaran haber realizado el proceso de revisión de manera objetiva,
independiente y confidencial. Asimismo, manifiestan que no mantienen conflictos de interés con los autores ni con la investigación evaluada, y que sus
observaciones y recomendaciones se fundamentan exclusivamente en criterios científicos, metodológicos y académicos.

Declaración ética de la investigación

Los autores declaran que la investigación se desarrolló respetando los principios éticos de la investigación científica, garantizando la confidencialidad
de los datos y el respeto a los participantes del estudio. En los casos en que la investigación involucre seres humanos, los procedimientos deben ajustarse
a los principios éticos establecidos en la Declaración de Helsinki y a las normativas institucionales correspondientes.

Declaración sobre el uso de inteligencia artificial

Los autores declaran que el uso de herramientas de inteligencia artificial, en caso de haberse utilizado durante el proceso de investigación o redacción
del manuscrito, se realizó únicamente como apoyo técnico para mejorar la claridad del lenguaje o el análisis de información, manteniendo siempre la
responsabilidad intelectual sobre el contenido del artículo. Las herramientas de inteligencia artificial no fueron utilizadas como autoras del manuscrito
ni sustituyen la responsabilidad académica de los investigadores.

Disponibilidad de datos

Los datos que respaldan los resultados de esta investigación estarán disponibles previa solicitud razonable al autor de correspondencia, respetando las
normas éticas y de confidencialidad establecidas por la investigación.

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Edición Especial EUROTEC 2026
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