Transformación digital de la gestión de titualción mediante una plataforma integrada al sistema MODVS

Resumen

El presente estudio tuvo como objetivo implementar y evaluar un control digital del proceso de titulación mediante el módulo institucional Control Seminario de Titulación, integrado al sistema MODVS. Antes de su implementación, el proceso combinaba actividades presenciales y virtuales y disponía de registros digitales básicos mediante matrices de Excel y archivos complementarios; sin embargo, no existía un registro documental estructurado de las etapas y evidencias dentro de la plataforma institucional. Para la configuración técnica del módulo se utilizó Claris FileMaker Server como plataforma de desarrollo. La intervención permitió evolucionar desde registros dispersos hacia una gestión documental digital centralizada, orientada al registro, organización, revisión, verificación y trazabilidad de las etapas del proceso. La investigación adoptó un enfoque mixto, de tipo aplicado, con una evaluación descriptiva antes y después. La información se recopiló mediante entrevistas semiestructuradas, encuestas, observación directa y revisión documental. El proyecto se organizó en seis fases: diagnóstico institucional, levantamiento de requerimientos, diseño funcional, configuración del módulo, pruebas y validación e integración a MODVS. Los resultados mostraron que el tiempo de revisión y tramitación administrativa se redujo de 30 días a 10 a 12 días, equivalente a una disminución de entre 60 % y 66,7 %, y que los errores documentales disminuyeron aproximadamente 70 %. En la evaluación posterior, el 100 % de los participantes indicó que el módulo facilitó un seguimiento claro y ordenado, mientras que el 87,5 % reconoció una reducción de los tiempos administrativos. Se concluye que la implementación del módulo fortaleció la gestión documental digital, la trazabilidad y la revisión de las etapas de titulación, sin sustituir las actividades académicas desarrolladas de manera presencial o virtual.